¿Conoces a tus ladrones de tiempo?

“El tiempo, una magnitud física con la que medimos la duración o separación de los acontecimientos sujetos al cambio, y mediante el que podemos ordenar los sucesos de nuestra vida en secuencias, estableciendo así un pasado, un presente y un futuro.”

En uno de mis primeros post, hablé sobre la necesidad de tiempo en nuestras vidas, de la gestión que hacemos del mismo. Hoy quiero concretar un poco más sobre esto y proporcionar algunas claves para ayudar a mejorar nuestro rendimiento, sin malgastar el tiempo de que disponemos.

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Fotografía realizada por: Irene Arce

Tú, ¿qué prefieres? ¿ahorrar tiempo, ganar tiempo o perderlo?

Sea cual sea tu contestación, lo siento…, el tiempo simplemente pasa, no puedes reservarte un poco para cuando lo necesites, ni puedes hacer que vaya más lento o avance más rápido a tu antojo. Lo único que sí está en tus manos, es aprovecharlo.

En la organización de nuestra vida cotidiana, es un recurso muy valioso y buscado para poder llevar a cabo todas aquellas “tareas pendientes” que queremos o necesitamos realizar.

Sin embargo, en la organización empresarial, a mi modo de ver, el tiempo resulta ser algo más que un recurso, creo que es un capital muy valioso, que bien invertido, puede proporcionar a la empresa ciertos componentes que nos ayuden a despuntar del resto de nuestros competidores.

Para desarrollar este importantísimo capital, necesitamos de una buena y eficaz gestión del tiempo, por parte de todas y cada una de las personas que forman la organización.

Propongo tres pautas básicas:

PLANIFICATE:

Para mí, la norma fundamental a seguir para invertir con sabiduría nuestro tiempo, es la planificación. Planea todo lo que puedas, deja sólo lo mínimo para la improvisación (de hecho, el antónimo de planificación, es improvisación). Si vamos haciendo las cosas conforme surgen, posiblemente no nos cunda lo suficiente nuestro tiempo de trabajo y lleguemos a estresarnos más de lo necesario.

Personalmente (y los que mejor me conocen lo saben), soy amante de las listas. Soy de las que piensa que, si hago la lista de la compra para que no se me olvide nada de lo que necesito, ¿por qué no hacer una lista de todas aquellas tareas que tengo que hacer para no dejarme nada importante pendiente?

En el ámbito laboral, esto también puede funcionar muy bien. Hacer una lista de nuestras tareas puede ayudarnos a programar nuestro día, o bien nuestra semana, como mejor nos convenga.

¡¡Ojo!! Todos los extremos son malos. No se trata ni de improvisarlo todo (porque acabaremos mareados sin saber por dónde continuar), ni de exagerar y tenerlo todo totalmente planificado al milímetro (porque siempre pueden surgir imprevistos que tendremos que resolver de inmediato, abandonando momentáneamente nuestro plan).

Piensa en cuáles son los momentos en que estás mas concentrado, más activo, y deja las tareas más importantes para esos momentos, así aprovecharás y producirás más.

Aquellas tareas más triviales, déjalas para los momentos en que te encuentres más cansado o desconcentrado.

ORGANÍZATE:

“Cuanto más trabajo tengo, mejor me organizo”. Una frase a la que se le puede sacar mucho partido. Cuántas más cosas tienes que hacer, más valoras el tiempo que dedicas a cada una.

Una vez sabes todo lo que tienes que hacer, estructura tu jornada. De este modo, podemos analizar y priorizar el orden de nuestros quehaceres según su importancia y urgencia, y así, si tenemos que dejar algo pendiente para el final, que sea lo menos urgente e importante.

Para esto podemos utilizar la técnica que dejó descrita en su libro Stephen Covey- “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”. Se trata de un esquema muy sencillo y práctico:

 

“Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”.- Stephen Covey

Un truco fácil y muy efectivo es agrupar tareas. Por ejemplo, cuando tengas varios papeleos que hacer en diferentes lugares, resérvate una mañana para salir de tu lugar de trabajo y hacerlos todos (siempre que sea posible, claro).

Realmente creo en esta sencilla fórmula:

PLANIFICACIÓN + ORGANIZACIÓN = PRODUCTIVIDAD

HAZ DESAPARECER A TUS “LADRONES DE TIEMPO”:

¿Qué son los ladrones de tiempo?

Claramente, son todos aquellos factores, circunstancias, incluso a veces personas, que nos roban nuestro tiempo indiscriminadamente. Aquello que obstaculiza nuestra labor diaria, que nos interrumpe o nos distrae, haciendo que nuestra productividad o creatividad se vea mermada.

Existen muchos de estos “ladrones” de tiempo, cada persona puede tener unos “ladrones” diferentes. El truco está en analizar las situaciones, personas o cosas que, dentro de tu ambiente, te hacen perder tiempo, y prescindir de ello, o al menos, reducirlo en la medida de lo posible.

Estos pueden ser algunos de los “ladrones” de tiempo más habituales:

  • Los ruidos ambientales. Muchas veces en nuestro trabajo nos encontramos sin quererlo con demasiado ruido. Si no podemos evitarlo de otra manera, y debemos concentrarnos en una tarea específica, usa tapones, o auriculares, quizás así logres centrarte.
  • Interrupciones. Pueden ser por llamadas telefónicas o compañeros u otras personas que constantemente interrumpan para preguntarte algo. Si no es realmente importante para tu trabajo, intenta cortar esas conversaciones lo antes posible. Se breve y conciso, eso ayudará a que el otro interlocutor también lo sea y la conversación se reduzca a lo justo y necesario.
  • Reuniones innecesarias. ¿Cuántas veces se han organizado reuniones para organizar otra reunión, o cosas por el estilo? Intentar que se organicen las reuniones cuando realmente sea preciso, y siempre cumplir estrictamente con el orden del día, de lo contrario, puede alargarse en exceso innecesariamente.
  • Urgencias descontroladas. Aprender a tomar rápidas decisiones, en cuanto a lo que antes ya he comentado, priorizar las urgencias. Se consciente de que puedes encontrarte con imprevistos.
  • Internet, correos electrónicos o sms. Las nuevas tecnologías pueden ayudarnos mucho, pero sólo si sabemos utilizarlas con cabeza. En lugar de abrir un correo o mensaje nada más te llegue, concentremos esas lecturas en un par de momentos o tres al día, y así revisarlos y seleccionar los importantes. Si no tenemos cuidado con esto, a lo largo de la mañana, podemos llegar a perder un tiempo muy valioso leyendo sms, whatsApp, emails, facebook, etc.
  • Los malos hábitos. Seguro que todos tenemos más de una costumbre que nos impide avanzar, como dejar cosas para después, buscar soluciones que solo actúen como parches temporales, actuar impulsivamente, ver solo lo malo de una situación, etc.  Cada uno hemos de analizar aquellas de nuestras costumbres “malas” que nos obstaculizan el camino de nuestro desarrollo. Este es un ejercicio costoso, pero si lo practicamos a diario, seguro que podemos ir eliminando esas costumbres que nos perjudican tanto.

En definitiva, y para resumir, piensa en el valor que le das a tu tiempo, en qué quieres invertirlo, y utilízalo con inteligencia, porque solo tú puedes personalizar tu plan de gestión del tiempo y acoplarlo a tu mayor eficacia y productividad.

“No dejes que nada ni nadie te robe tu tiempo, a menos claro, que sea lo que estás buscando”.

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5 comentarios en “¿Conoces a tus ladrones de tiempo?

  1. ¡Cuanta razón!
    La verdad es que estoy totalmente de acuerdo con la frase: “Cuanto más trabajo tengo, mejor me organizo”.
    Personalmente suelo agobiarme mucho cuando tengo muchas cosas que hacer así que mi marido me dice: Empieza por la primera, luego la segunda, etc.
    Así priorizo y pongo orden. Lo de las listas también es un recurso muy eficaz.
    Me ha encantado el artículo.
    Un besote Irene.
    M Gracia.

    1. Muchas gracias M.Gracia por tu comentario. Para organizarnos bien y aprovechar bien nuestro tiempo, es vital que aprendamos cuanto antes a identificar esos detalles e incluso, como digo en el artículo, las malas costumbres que nos ralentizan el trabajo diario.
      Espero que este artículo sirva al menos para recordarnos estas cosas.

      Un abrazo.

  2. Eso es… Organización y planificación. Esas palabra no casan conmigo según el ámbito. Soy un desastre y por eso llegan los exámenes y tengo apuntes esparcidos por mil sitios, nunca se por donde empezar a estudiar, me agobio de ver todo lo que tengo por hacer/estudiar y voy retardándolo más… Así me va!

    1. Pues ya sabes Sofía, empieza por poner orden en tus apuntes, y yo te recomiendo que cuando veas que estas inspirada o más activa, con más ganas, empieces por aquello que más rabia te de, así lo más difícil te lo quitas antes de encima, y déjate lo que más te gusta para el final, cuando ya estés más cansada, así no se te hará tan pesado.

      Piensa en la satisfacción de terminar un día con la sensación de haber aprovechado al máximo, de haber hecho un buen trabajo.

      Pero solo es un consejo, es lo que yo haría. Tú eres la que tienes que encontrar la mejor manera de organizarte, de sacar más partido a tus horas. Solo tú puedes hacerlo.

      Ánimo!! Tú puedes!!

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